(Letzte Aktualisierung: 24.02.2022)
Die Betriebskosten, meist als Nebenkosten bezeichnet, sind die Kosten, die für die Versorgung der Wohnung mit Wärme, Strom, Wasser und ähnlichen Leistungen anfallen. Dazu kommen noch einige öffentliche Abgaben sowie Dienstleistungen, die das gesamte Grundstück angehen (z.B. Hausmeister, Aufzugwartung).
Die Nebenkosten können als sogenannte „zweite Miete“ durchaus erhebliche Höhe erreichen. Bei vielen Einzelposten ist die genaue Aufteilung zwischen Mieter und Vermieter durchaus strittig.
Inhalt
Ist eine Nebenkostenpauschale zulässig?
Ja, die Nebenkosten können entweder pauschal bezahlt oder (wie regelmäßig) nach Verbrauch berechnet werden. Nicht pauschal abgerechnet werden dürfen allerdings die Heizkosten, da diese einen erheblichen Teil der Nebenkosten ausmachen und eine Pauschalierung daher eine unangemessene Benachteiligung daherstellen kann.
Bis wann müssen die Nebenkosten abgerechnet werden?
In der Regel muss die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen. Für das Jahr 2015 muss also bis zum 31.12.2016 abgerechnet sein.
Muss der Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung die Belege vorlegen?
Nein, ein derartiges Recht des Mieters gibt es regelmäßig nicht. Allerdings darf der Mieter die Belege beim Vermieter einsehen und kann auf diese Weise eventuelle Unklarheiten sofort ansprechen.
Welche Nebenkosten kann der Vermieter auf den Mieter umlegen?
Die umlegbaren Nebenkosten ergeben sich aus § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Diese lassen sich im Wesentlichen folgendermaßen zusammenfassen:
Grundsteuer (Nr. 1)
Wasser (Nr. 2)
Entwässerung (Nr. 3)
Heizung und Warmwasser (Nr. 4 bis 6)
Aufzug (Nr. 7)
Straßenreinigung und Müllbeseitigung (Nr. 8)
Gebäudereinigung (Nr. 9)
Gartenpflege (Nr. 10)
Beleuchtung (Nr. 11)
Kaminkehrer (Nr. 12)
Versicherungen (Nr. 13)
Hausmeister (Nr. 14)
Rundfunkanlagen (Nr. 15)
Wascheinrichtungen (Nr. 16)
sonstige Betriebskosten (Nr. 17)
Für Einzelfragen hilft nur in Blick in den unmittelbaren Verordnungstext.
Siehe auch: Welche Nebenkosten kann der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen?
Was sind sonstige umlegbare Betriebskosten (§ 2 Nr. 17 BetrKV)?
Die Betriebskostenverordnung listet in § 2 Nr. 1 bis 16 sehr detailliert auf, welche Nebenkosten der Vermieter dem Mieter in Rechnung stellen darf. Irritierenderweise gibt es in Nr. 17 aber noch den Posten der sonstigen Betriebskosten. Wenn also auch alle anderen Betriebskosten umlegbar sind, wozu braucht es dann überhaupt nicht Nr. 1 bis 16?
Zum einen müssen die hierunter erfassten Einzelposten vom Vermieter explizit in den Mietvertrag aufgenommen werden. Zum anderen sind nicht alle Nebenkosten umlegbar, sondern nur solche, die auch tatsächlich (zumindest anteilige) Kosten des Bewohnens der Wohnung sind.
Zu den sonstigen Betriebskosten gehören häufig:
Wartungskosten von Blitzleitern, Feuerlöschern, Gasleitungen, Rauchmeldern
Reinigung von Dachrinnen und Fassaden
Lohnkosten eines Pförtners
Betriebskosten für gemeinschaftliche Freizeiteinrichtungen (Schwimmbad, Fitnessraum, allgemeiner Hobbykeller, Sauna, Kinderspielplatz)
Siehe auch: Welche Nebenkosten kann der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen?
Welche Nebenkosten kann der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen?
Nicht umlegbar, auch nicht durch Aufnahme als „sonstige Betriebskosten“ in den Mietvertrag, sind unter anderem folgende Kosten:
Kosten für den Hausverwaltungsdienst und andere Verwaltungskosten
Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sowie Rücklagen hierfür
Wachdienst, Bereitschaftsdienste
anteilig auf leerstehende Wohnungen entfallende Kosten
Arbeitsgeräte und -mittel
„Mietersprechstunden“
Dachbegrünung, sofern kein allgemein zugänglicher Dachgarten
Anschaffungskosten für Feuerlöscher und Rauchmelder
Kontogebühren
Siehe auch: Welche Nebenkosten kann der Vermieter auf den Mieter umlegen?
Können Wartungs- und Reparaturkosten für Hauseinrichtungen als Nebenkosten abgerechnet werden?
Die Betriebskosten, auch als Nebenkosten bezeichnet, umfassen nur die Kosten für normalen Betrieb des Mietshauses und seiner Einrichtungen. Daher sind also regelmäßige Wartungskosten Teil der Betriebskosten, nicht aber außergewöhnliche Reparaturkosten.
Dürfen Aufzugkosten auf alle Mieter umgelegt werden?
Ja, hier kann grundsätzlich eine pauschale Regelung getroffen werden. Auch Mieter im Erdgeschoss, die den Aufzug in aller Regel nicht benutzen, dürfen für die Betriebskosten zur Kasse gebeten werden.
Möglich ist aber auch eine andere Regelung im Mietvertrag. Die Mieter in den höheren Stockwerken haben keinen Anspruch darauf, dass die Kosten auf alle umgelegt werden. Darum ist es bspw. möglich, die Aufzugkosten nur ab dem ersten Stock zu verteilen oder auch die Mieter in den obersten Stockwerken mit einem höheren Anteil zu belasten.
Höhere Nebenkosten durch Leerstand
Stehen in einem Haus zahlreiche Wohnungen leer, dürfen die Gesamtkosten trotzdem nach Verbrauch auf die verschiedenen Mieter verteilt werden. Dass damit jeder Mieter einen höheren Anteil der Grundkosten tragen muss, ist nicht zu beanstanden, so der BGH (Az. VIII ZR 9/14).
Mögliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung (I)
zu späte Abrechnung
Die Nebenkostenabrechnung muss – sofern möglich – spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen, § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB. Eine spätere Abrechnung bedeutet zwar nicht, dass für das Jahr gar keine Nebenkosten zu zahlen wären, ein Nachzahlungsanspruch gegen den Mieter ist dann aber ausgeschlossen – ein Rückzahlungsanspruch des Mieters kann aber natürlich bestehen.
keine Vereinbarung im Mietvertrag
Sieht der Mietvertrag keine Nebenkostenvorauszahlung vor, ist auch keine geschuldet. Dann ist die Miete eine Inklusivmiete, der Miete muss also nur noch Heizkosten sowie das Warmwasser selbst tragen. Die Aussage, man habe die Nebenkosten vergessen oder es sei doch selbstverständlich, dass diese noch hinzukommen, hilft einem meistens nicht weiter.
keine Berücksichtigung leerer Wohnungen
Umlagefähige Nebenkosten für das gesamte Haus müssen auf alle Wohnungen im Haus umgelegt werden. Wenn also von zehn Wohnungen im Haus nur acht vermietet sind, dann entfällt auf jede einzelne Wohnung nur ein Zehntel der Kaminkehrerkosten, nicht etwa ein Achtel. Faktisch bedeutet dies, dass der Vermieter die auf leere Wohnungen entfallenden Nebenkosten selbst tragen muss.
nicht umlagefähige Kosten
Nur die Kosten, die in der Betriebskostenverordnung niedergelegt sind, können auch auf den Mieter umgelegt werden. Kosten, die häufig fälschlicherweise verlangt werden, sind die für die Verwaltung des Hauses (z.B. durch eine private Hausverwaltung) oder die Reparaturkosten.
Mögliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung (II)
Übersehen von Posten
Wird ein Einzelposten bei der Abrechnung übersehen und dem Mieter deswegen eine zu niedrige Abrechnung zugestellt, ist diese natürlich nicht ungültig, der Vermieter hat sich aber selbst benachteiligt. Diese Abrechnung kann er nur noch kurze Zeit korrigieren: Denn ab Bezahlung der Nachforderung durch den Mieter besteht keine Möglichkeit der Korrektur mehr.
keine detaillierte Berechnung
Für eine Nebenkostenabrechnung müssen alle Daten angegeben werden, anhand derer der Mieter sie nachprüfen kann. Dies bedeutet insbesondere:
- Angabe des Abrechnungszeitraums (z.B. 01.01.2016 bis 31.12.2016)
- Auflistung aller Einzelposten (z.B. Hausmeister) mit folgenden Angaben:
- Gesamtbetrag (z.B. 1200 Euro)
- Verteilungsschlüssel (z.B. nach Quadratmeter; 60 m² für Ihre Wohnung von 600 m² in allen Wohnungen = 10 %)
- Betrag für die Wohnung (z.B. 120 Euro)
- Berechnung der Nachzahlung/Rückerstattung:
- Endsumme aller Einzelposten (z.B. 1930 Euro)
- Summe der geleisteten Vorauszahlungen (z.B. 12 Monate * 150 = 1800 Euro)
- Unterschiedsbetrag (z.B. 1930 – 1800 = 130 Euro Nachzahlung)
zu langer Abrechnungszeitraum
Der Abrechnungszeitrum beträgt normalerweise ein Jahr, mehr ist nicht zulässig. Zieht der Mieter bspw. zum 01.10.2016 ein, sollte die erste Abrechnung für die Zeit vom 01.10.2016 bis 31.12.2016 erfolgen. Auf das ganze Jahr anfallende Kosten muss der Mieter dann natürlich nur zu einem Viertel tragem, weil er lediglich drei von zwölf Monaten in der Wohnung war.
Nicht zulässig wäre es dagegen, die Abrechnung erst im Jahr 2018 für den Zeitraum 01.10.2016 bis 31.12.2017 vorzunehmen.
keine Berücksichtigung von Gewerbebetrieben
Da Gewerbebetriebe häufig höhere Kosten verursachen, sind sie separat zu berechnen.
Bsp.: In einem Haus gibt es zehn Wohnungen und zwei Gewerbeeinheiten. Die Müllabfuhr kostet 1200 Euro pro Jahr. Nun wäre es naheliegend, aber falsch, jeder Wohnung und jeder Gewerbeeinheit 100 Euro in Rechnung zu stellen. Denn bei genauerem Hinsehen merkt man, dass die gewerbliche Nutzung teurer ist, nämlich jeweils 200 Euro anfallen. Damit werden den gewerblichen Mietern diese gesondert in Rechnung gestellt und die verbleibenden 1200-400 = 800 Euro auf die zehn Wohneinheiten aufgeteilt, jeder zahlt also nur 80 Euro.
Die Veränderung der Nebenkostenzahlungen
Wenn die Kosten für öffentliche Versorgungsleistungen steigen oder fallen, stellt sich für Vermieter häufig die Frage, wie sie darauf reagieren sollen. Dabei ist zunächst darauf abzustellen, ob die Nebenkosten Teil der Miete sind (Inklusivmiete – sehr selten) oder ob lediglich eine Vorauszahlung auf die Nebenkosten erfolgt, diese dann aber nach Jahresende anhand der tatsächlichen Kosten abgerechnet werden (Nebenkostenvorauszahlung – der Regelfall).
Bei der Inklusivmiete ist das Risiko, wie sich die Nebenkosten entwickeln werden, grundsätzlich beim Vermieter zu sehen. Er hat die Wohnung inklusive Verbrauchskosten vermietet. Allerdings sieht § 560 Abs. 1 BGB eine Ausnahme davon vor:
Bei einer Betriebskostenpauschale ist der Vermieter berechtigt, Erhöhungen der Betriebskosten durch Erklärung in Textform anteilig auf den Mieter umzulegen, soweit dies im Mietvertrag vereinbart ist. Die Erklärung ist nur wirksam, wenn in ihr der Grund für die Umlage bezeichnet und erläutert wird.
Grundvoraussetzung ist also, dass der Mietvertrag die Möglichkeit der Anpassung vorsieht. Zudem muss der Vermieter den Kostenanstieg auch begründen – dies setzt regelmäßig eine Aufschlüsselung aller Nebenkosten voraus, da nur so ersichtlich ist, dass die der eine Kostenanstieg nicht nur Preissenkungen in anderen Bereichen aufgehoben wurde. Die Nebenkostenerhöhung tritt zum übernächsten Monat nach Zugang der Erklärung in Kraft.
Bei einer Nebenkostenvorauszahlung zahlt der Mieter die gesamten Nebenkosten ohnehin selbst. Die Vorauszahlung dient nur dazu, die Zahlungslast über das Jahr zu verteilen. Die Höhe der Vorauszahlungen eines Jahres soll dabei ungefähr den wahrscheinlich anfallenden Nebenkosten entsprechen, damit die Nachzahlung bzw. Rückerstattung nicht zu hoch wird. Die demnach zu verlangende Vorauszahlung kann sich während eines Mietverhältnisses natürlich ändern. § 560 Abs. 4 BGB trägt dem Rechnung:
Als Anhaltspunkt für die zu erwartenden Kosten dient dabei unter anderem die Abrechnung des Vorjahres. Man kann davon ausgehen, dass die zukünftigen monatlichen Nebenkosten bei einem Zwölftel der Vorjahreskosten angemessen sind. Dies mag freilich noch etwas zu korrigieren sein, wenn es nach Ende des letzten Abrechnungsjahrs bereits Gebührensteigerungen gab oder diese angekündigt sind.
Beispiel:
| Nebenkostenvorauszahlung 2015 | 12×150 = 1800 Euro |
| tatsächliche Kosten 2015 | 2173 Euro |
| Nachzahlung 2015 | 373 Euro |
| Nebenkostenvorauszahlung 2016 | 180 Euro/Monat |
Die Vorauszahlung wird also um ca. 1/12 der letzten Nachzahlung angehoben. Zu beachten ist dabei aber, dass zur Zeit der Abrechnung für das Vorjahr regelmäßig schon einige Monate des neuen Abrechnungszeitraums vergangen sind. Erfolgt diese im April und gilt die höhere Vorauszahlung ab Mai, so werden also 4×150 und 8×180 Euro bezahlt, die Gesamtsumme liegt also bei 2040 Euro und damit immer noch etwas unter dem tatsächlichen 2015er-Verbrauch.